Esta política describe cómo KimoAdmin recolecta, usa y protege los datos personales y sensibles que gestionan las instituciones educativas y sus usuarios.
1. Responsable del Tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales es:
Observaciones pedagógicas, actividades, asistencia y evaluaciones.
Fotografías y trabajos escolares.
KimoAdmin no permite que un padre vea información o fotos de otros niños.
4. Datos Sensibles
Se consideran datos sensibles:
Documentos de identidad.
Información médica.
Fotos de menores.
Información familiar o socioeconómica.
Estos datos se manejan con cifrado y acceso restringido a usuarios e instituciones autorizadas.
Responder las preguntas sobre datos sensibles —por ejemplo, la información médica o socioeconómica de un estudiante— es facultativo: el titular o su representante legal no está obligado a autorizar su tratamiento.
5. Autorización de Representantes Legales
Por ley, el tratamiento de datos de menores requiere autorización de su representante legal. Al registrar un menor, el usuario confirma que:
Es el representante legal del menor.
Autoriza el tratamiento de los datos del niño para fines educativos.
Comprende las finalidades y medidas de seguridad aplicadas.
Usuarios menores de edad
Una institución puede dar acceso a la plataforma a un adolescente que hace su servicio social o sus prácticas. En ese caso, la institución registra los datos de su representante legal y la autorización firmada por este, que se guarda cifrada. El menor solo puede usar KimoAdmin cuando esa autorización está registrada y él manifiesta estar de acuerdo con esta política. Sus datos se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y solo para administrar su cuenta, sus actividades, horarios y asistencia.
6. Proveedores Externos y Transferencia Internacional
Para operar, KimoAdmin utiliza proveedores que cumplen estándares de seguridad:
Cloudinary: almacenamiento de imágenes y documentos (datos sensibles encriptados).
Railway: almacenamiento de datos en bases cifradas.
Google Gemini y OpenAI (Estados Unidos): asistentes de inteligencia artificial para planeaciones, cotizaciones, configuración financiera, transcripción de dictados por voz y redacción de los encargos del generador de imágenes. Reciben los textos y audios que el usuario les dirige y, en el generador, las imágenes de referencia y el logo que adjunte (sin enviar datos sensibles de identificación).
OpenAI (Estados Unidos): generador de imágenes. Se envían la descripción escrita y las imágenes de referencia que adjunte el usuario, tanto para revisarlas como para generar la imagen.
TypeSafe (Jev): decide cómo atender cada solicitud del generador de imágenes a partir de los mensajes escritos del usuario.
Amazon S3: almacenamiento de las imágenes generadas.
Wompi (Colombia): procesamiento de los pagos de la suscripción. KimoAdmin no recibe ni almacena los datos de la tarjeta.
Correo electrónico SMTP para notificaciones.
El generador de imágenes con inteligencia artificial tiene condiciones propias, que el usuario acepta antes de generar su primera imagen y que detallan qué queda registrado con cada solicitud. Al aceptarlas autoriza expresamente la transferencia internacional de esos datos a los proveedores de inteligencia artificial listados arriba, ubicados fuera de Colombia, de acuerdo con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Solo pueden adjuntarse fotografías de personas —incluidos menores— con la autorización de su titular o de su representante legal.
7. Seguridad de la Información
Implementamos medidas como:
Cifrado AES de los datos sensibles en nuestros servidores (cifrado en reposo).
Conexiones cifradas (HTTPS) entre el navegador y la plataforma.
Accesos con autenticación JWT y segmentación por roles.
Monitoreo de actividad sospechosa y respaldos seguros.
Los datos se conservarán mientras exista relación con la institución y el usuario. Si el titular solicita eliminación, se realizará en un plazo máximo de 15 días hábiles, salvo obligaciones legales.
Los registros del generador de imágenes tienen plazos propios y se borran automáticamente al cumplirlos: el registro de cada imagen generada —incluidos la descripción, la dirección IP y el navegador— se conserva 12 meses, y las solicitudes bloqueadas y las suspensiones, 24 meses. Se exceptúan los casos en que la ley obligue a conservarlos por más tiempo o a entregarlos a las autoridades, en especial ante contenido de abuso sexual infantil (Ley 1336 de 2009).
10. Uso de Cookies y Tecnologías
KimoAdmin solo usa las cookies necesarias para iniciar y mantener la sesión activa.
No usamos cookies de publicidad ni herramientas de analítica o de grabación de sesiones de terceros, y las fuentes tipográficas se sirven desde nuestros propios servidores.
11. Cambios a la Política
Esta Política puede modificarse. Se notificará a los usuarios mediante la plataforma o por correo. Al crear su cuenta, cada usuario autoriza el tratamiento de sus datos y declara ser mayor de edad o, si es menor de edad, cuenta con la autorización de su representante legal registrada por la institución; esa aceptación queda registrada con su fecha y la versión de esta política que aceptó.